중간 재무제표는 회계 주기에서 중요한 이정표 중 하나입니다. 이는 특히 상장기업, 외국인 투자기업(FDI), 또는 반기 회계감사를 요구받는 기관에 해당됩니다. 그러나 많은 기업들이 내부 통제 시스템이 체계적으로 설계되지 않았거나 효과적으로 운영되지 않는 이유로, 세금 추징이나 감사 후 조정과 같은 불이익을 경험하고 있습니다.

재무제표 통제를 명확하게 하기 위해, 베트남-호주 회계법인(Viet Uc Auditing)은 기업들이 중간 재무제표를 작성하는 시기에 아래와 같은 기본적이고 핵심적인 솔루션을 실행할 것을 권장합니다.

1. 업무 분장의 명확성

내부 통제 시스템의 첫 번째 원칙은 업무를 합리적으로 분장하여 이해 상충을 방지하고 사기 위험을 최소화하는 것입니다. 베트남 재무부가 현지화한 국제감사기준 ISA 315에 따르면, 한 사람이 문서 작성, 장부 기장, 승인 등의 여러 업무를 동시에 수행하는 것은 내부 통제의 큰 약점으로 간주됩니다.

많은 중소기업에서는 인력 부족으로 인해 한 명의 회계담당자가 여러 역할을 동시에 맡는 경우가 많습니다. 이는 데이터 조작, 비용 누락, 수익의 잘못된 인식 등의 위험을 초래합니다.

추천 솔루션:

• 문서 작성, 승인, 장부 기록, 보관 등의 주요 기능을 분리합니다.

• 권한이 명확히 구분된 회계 소프트웨어를 사용합니다.

• 각 회계 직무의 역할과 책임을 명확히 나타내는 조직도를 구성합니다.

2. 정기적인 데이터 대조 및 검증

재무제표의 정확성은 기초 데이터가 충분히 대조되고 검증되었을 때만 보장됩니다. 많은 기업들이 보고서 마감일 직전에야 장부와 실제 수치 간의 불일치를 발견합니다. 예: 거래처 채권 차이, 시스템상의 재고와 실제 재고 불일치 등.

필수 통제 활동:

• 거래처별 채권/채무 대조

• 은행잔고와 장부잔액 비교

• 실제 재고 조사 및 시스템 데이터와의 대조

• 선급비용 및 가불금의 적정성 검토

권장 사항:

기업은 채권/채무 확인서를 표준화하여 사용하고, 월별, 분기별 또는 반기별로 재고 실사를 실시하며, 대조 기록을 보관하여 내부 또는 외부 감사에 대비해야 합니다.

3. 유효한 증빙 없이는 회계 처리 금지

실무에서 자주 간과되는 중요한 원칙 중 하나는 모든 회계 처리는 반드시 유효한 원본 증빙에 기반하여야 한다는 것입니다. “임시 처리” 또는 선기록 후조정은 감사 후 주요 조정의 원인이 됩니다.

베트남 회계기준 200/2014/TT-BTC에 따르면, 유효한 회계 증빙은 다음 사항을 포함해야 합니다: 문서명, 날짜, 거래 내용, 금액, 작성자 및 승인자 서명 등.

중간 보고 기간 시 유의사항:

• 유효한 세금계산서나 명확한 계약이 없는 비용은 회계 처리 금지

• 고객이 수령하고 승인한 후에만 매출 인식

• 선급금 및 가불금은 내부 규정에 따라 기한 내에 정산 필요

권장 사항:

내부 시스템에 증빙 승인 절차(workflow)를 구축하고, 회계담당자가 회계 처리 전 법적 요건을 검토하도록 요구합니다.

4. 정기적인 내부 통제 시스템 점검 및 평가

내부 통제는 문서상의 절차에만 국한되는 것이 아니라, 지속적으로 운영되고 정기적으로 점검 및 갱신되어야 합니다. 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서는 구식 통제 시스템은 무효화됩니다.

필요한 활동:

• 재무/회계 프로세스를 정기적으로 검토 (특히 보고서 작성 전)

• 현금지출, 가불 정산, 재고 조정 등 고위험 거래에 대한 불시 점검

• 회계정책, 내부규정 및 새로운 회계기준에 대한 직원 재교육

• 내부감사 부서가 있다면 시스템의 효과성에 대해 독립적으로 평가

내부감사 부서가 없는 경우, 외부 감사전문기관에 의뢰하여 보고 기간 전 통제 시스템을 검토하는 것이 바람직합니다.

내부 통제 시스템은 단순히 “정확한 보고”를 위한 것이 아니라, 재무 기강을 유지하고 기업 자산을 보호하는 데 중요한 역할을 합니다. 위 네 가지 통제 원칙을 철저히 준수하면 기업은 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다:

• 중간 재무제표 오류 위험 감소

• 외부 감사 수월하게 통과

• 투자자, 금융기관, 세무당국으로부터 신뢰도 향상

베트남 호주
Viet Australia Auditing Company는 2007년 베트남 사회주의 공화국에서 허가를 받고 설립된 독립 감사 기관입니다.