W sytuacji, gdy projekty budowlane podlegają coraz większej presji związanej z terminami realizacji, kosztami oraz przejrzystością finansową, prawidłowe określenie kosztów zgodnie z najnowszymi przepisami staje się kluczowym czynnikiem wpływającym zarówno na zgodność prawną, jak i efektywność finansową przedsięwzięcia. Rozporządzenie 01/2025/TT-BXD tworzy bardziej przejrzyste ramy prawne, jednak w praktyce wielu inwestorów i wykonawców nadal popełnia błędy na etapie końcowego rozliczenia inwestycji, co prowadzi do odrzucenia części kosztów oraz opóźnień w zatwierdzeniu dokumentacji. Niniejszy artykuł pomaga przedsiębiorstwom prawidłowo zrozumieć przepisy i rozpoznać najczęściej występujące błędy dzięki praktycznej liście kontrolnej.

Przegląd Zasad Ustalania Kosztów Zgodnie z TT 01/2025/TT-BXD

Zgodnie z Rozporządzeniem 01/2025/TT-BXD ustalanie kosztów inwestycji budowlanych musi spełniać następujące podstawowe zasady:

• Być zgodne z zatwierdzoną całkowitą wartością inwestycji.
• Rzetelnie odzwierciedlać rzeczywisty zakres wykonanych prac.
• Być zgodne z obowiązującymi normami, cenami jednostkowymi oraz przepisami.
• Zapewniać przejrzystość, kompletność i możliwość kontroli.

Koszty inwestycji budowlanej obejmują między innymi:

• Koszty robót budowlanych.
• Koszty urządzeń i wyposażenia.
• Koszty zarządzania projektem.
• Koszty usług doradczych związanych z inwestycją budowlaną.
• Pozostałe koszty oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki.

Warto podkreślić, że rozporządzenie wymaga nie tylko poprawności kwot, ale również zastosowania właściwej metodologii oraz posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających.

Najważniejsze Zmiany Wpływające na Rozliczenie Końcowe

W porównaniu z wcześniejszymi regulacjami TT 01/2025/TT-BXD wprowadza kilka istotnych zmian mających bezpośredni wpływ na proces rozliczenia końcowego inwestycji.

Po pierwsze – zaostrzenie wymogów dotyczących uzasadnienia kosztów.

Wydatki muszą być nie tylko odpowiednio udokumentowane, ale również poparte właściwą metodą kalkulacji kosztów.

Po drugie – bardziej rygorystyczne podejście do stosowania norm i cen jednostkowych.

Wykorzystanie nieaktualnych lub niewłaściwych norm może skutkować obniżeniem kosztów uznanych podczas rozliczenia.

Po trzecie – doprecyzowanie odpowiedzialności poszczególnych stron.

Rozporządzenie wyraźniej określa obowiązki inwestorów oraz jednostek doradczych w zakresie przygotowania, monitorowania i kontroli kosztów.

W rezultacie rozliczenie końcowe nie jest już jedynie procesem zestawiania danych liczbowych, ale staje się kompleksową weryfikacją całego systemu zarządzania kosztami projektu.

Najczęściej Spotykane Błędy Przy Rozliczaniu Kosztów Inwestycji Budowlanych

Z perspektywy audytu oraz praktyki związanej z analizą dokumentacji rozliczeniowej najczęściej występujące błędy można podzielić na następujące grupy.

1. Błędy Przy Ustalaniu Faktycznie Wykonanych Ilości Robót

Jest to najczęściej występujący błąd, który jednocześnie ma największy wpływ na końcową wartość rozliczenia.

W wielu projektach ilości przyjęte do rozliczenia nie są zgodne z:

• Dokumentacją powykonawczą.
• Protokołami odbioru.
• Faktycznie wykonanymi pracami budowlanymi.

W niektórych przypadkach te same ilości są ujmowane podwójnie lub obejmują zakres robót, który nigdy nie został wykonany.

Konsekwencje:

• Obniżenie zatwierdzonej wartości rozliczenia.
• Konieczność składania dodatkowych wyjaśnień.
• Negatywny wpływ na wiarygodność inwestora.

Lista Kontrolna

• Czy ilości wykazane w rozliczeniu zostały porównane z dokumentacją powykonawczą?
• Czy istnieją roboty dodatkowe niewynikające z umowy, które nie zostały jeszcze zatwierdzone?

2. Stosowanie Nieprawidłowych Lub Nieaktualnych Norm i Cen Jednostkowych

Korzystanie z nieaktualnych norm lub norm niedostosowanych do okresu realizacji inwestycji jest bardzo częstym błędem.

Ponadto niektóre podmioty:

• Tworzą własne normy bez odpowiedniego uzasadnienia.
• Nieprawidłowo stosują współczynniki korekcyjne.

Zgodnie z TT 01/2025/TT-BXD wszystkie stosowane normy muszą:

• Posiadać wyraźne uzasadnienie.
• Być zatwierdzone przez właściwe organy.

Lista Kontrolna

• Czy zastosowane normy były zgodne z przepisami obowiązującymi w czasie realizacji robót?
• Czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonane korekty norm?

3. Koszty Dodatkowe Poza Umową Bez Odpowiedniej Dokumentacji

W trakcie realizacji inwestycji pojawienie się robót dodatkowych jest niemal nieuniknione.

Problem polega jednak na tym, że wiele takich kosztów:

• Nie zostaje zatwierdzonych we właściwym czasie.
• Nie jest objętych aneksami do umowy.
• Nie posiada odpowiednich protokołów lub dokumentów potwierdzających.

W konsekwencji podczas rozliczenia końcowego:

• Brakuje podstaw prawnych do ich uznania.

Lista Kontrolna

• Czy wszystkie roboty dodatkowe zostały formalnie zatwierdzone?
• Czy dostępne są wszystkie aneksy i dokumenty potwierdzające?

4. Błędy w Klasyfikacji Kosztów

Nieprawidłowe przyporządkowanie kosztów do poszczególnych kategorii (roboty budowlane, urządzenia, doradztwo, zarządzanie projektem itd.) może prowadzić do:

• Błędnego określenia całkowitej wartości inwestycji.
• Nieprawidłowej struktury kosztów.
• Problemów z kontrolą i zatwierdzeniem projektu.

Szczególnie często błędy dotyczą kosztów „granicznych”, takich jak:

• Koszty montażu urządzeń.
• Koszty prób i rozruchu technologicznego.
• Koszty nadzoru inwestorskiego.

Lista Kontrolna

• Czy wszystkie koszty zostały sklasyfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami?
• Czy wystąpiły przypadki przenoszenia kosztów do innych kategorii w celu ich uzasadnienia?

5. Niespójność Dokumentacji Prawnej i Dowodowej

Klasycznym błędem, który nadal występuje w wielu projektach, jest brak spójności dokumentów.

Najczęściej spotykane problemy obejmują:

• Niezgodność danych pomiędzy dokumentami.
• Brak podpisów lub pieczęci.
• Niekompletną dokumentację odbiorową.

W warunkach coraz bardziej rygorystycznych kontroli takie uchybienia mogą skutkować:

• Zwrotem dokumentacji do uzupełnienia.
• Znacznym wydłużeniem procesu zatwierdzania rozliczenia.

Lista Kontrolna

• Czy dane są zgodne we wszystkich dokumentach?
• Czy wszystkie wymagane podpisy i pieczęcie zostały uzyskane?

Spojrzenie Audytora: Dlaczego Te Błędy Wciąż Się Powtarzają?

Pomimo coraz bardziej szczegółowych przepisów błędy te nadal pojawiają się z trzech głównych powodów.

Po pierwsze,

wiele przedsiębiorstw nadal traktuje rozliczenie końcowe jako etap formalnego kompletowania dokumentacji, a nie jako proces kontroli kosztów prowadzony od początku inwestycji.

Po drugie,

brakuje odpowiedniej współpracy pomiędzy działami technicznymi, księgowymi i prawnymi, co prowadzi do niespójności danych.

Po trzecie,

organizacje nie aktualizują na bieżąco swojej wiedzy o nowych regulacjach, zwłaszcza tych wynikających z TT 01/2025/TT-BXD.

Właściwe Podejście: Kontrola Kosztów Od Początku Projektu

Aby ograniczyć ryzyko podczas rozliczenia końcowego, przedsiębiorstwa powinny zmienić swoje podejście.

Przede wszystkim,

należy stworzyć kompleksowy system zarządzania kosztami obejmujący cały cykl życia projektu – od etapu przygotowania aż do zakończenia inwestycji.

Następnie,

należy standaryzować dokumentację od samego początku i zapewnić odpowiednią podstawę prawną dla każdego wydatku.

Wreszcie,

warto przeprowadzać okresowe przeglądy w trakcie realizacji projektu zamiast odkładać wszystko do momentu przygotowania rozliczenia końcowego.

Wczesna kontrola pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko odrzucenia kosztów, ale również znacząco skraca proces zatwierdzania dokumentacji.

Podsumowanie

TT 01/2025/TT-BXD ustanawia wyższe standardy w zakresie zarządzania kosztami inwestycji budowlanych.

W nowych realiach rozliczenie końcowe nie jest już zwykłym podsumowaniem danych liczbowych, lecz kompleksową oceną zasadności, legalności i przejrzystości projektu.

Dobrze przygotowana dokumentacja rozliczeniowa nie powstaje na końcu projektu. Jest rezultatem konsekwentnej i rygorystycznej kontroli prowadzonej od samego początku realizacji inwestycji.

Im wcześniej przedsiębiorstwo wdroży skuteczne mechanizmy kontroli, tym niższe będzie ryzyko problemów podczas rozliczenia końcowego.

Wietnamska Australia
Viet Australia Auditing Company jest niezależną organizacją audytorską, licencjonowaną i założoną w 2007 roku w Socjalistycznej Republice Wietnamu.