L’un des plus grands risques lors des inspections fiscales pour les entreprises à capitaux étrangers ou ayant des transactions liées est le rejet des frais de services facturés par la société mère ou des entités affiliées, même si ces frais sont correctement comptabilisés et payés.

Voici les exigences et 5 principes essentiels pour justifier ces frais :

1. Nature des frais de services fournis par la société mère

Services typiques :

• Gestion stratégique

• Formation du personnel, assistance au recrutement

• Services juridiques, comptables, conseils systèmes

• Support informatique, logiciels, technologies

• Branding, marketing, études de marché

Ces frais sont souvent calculés sur la base du chiffre d'affaires ou selon une répartition fixe annuelle. Leur valeur difficilement quantifiable les rend vulnérables à un rejet.

2. Quand ces frais sont-ils exclus ?

Selon la Circulaire 96/2015/TT-BTC, les dépenses déductibles doivent :

• Être accompagnées de documents légitimes

• Être utiles à l'activité

• Être à un prix raisonnable (pas au-dessus du marché)

Exemples de rejet :

• Absence de contrat de service spécifique

• Pas de preuve que le service a été fourni

• Répartition arbitraire

• Chevauchement avec des fonctions internes

• Pas de bénéfice économique démontré

3. 5 principes pour prouver la légitimité

Principe 1 : Contrat clair et légal

• Bilingue, avec conditions précises : type de service, méthode de tarification, calendrier de paiement

• Annexes : durée, portée, indicateurs

• Signatures des représentants légaux et cachets

Principe 2 : Preuves du service réellement rendu

Exemples : emails, rapports, slides de formation, accès système, fichiers stratégiques, documentation RH

Principe 3 : Prouver la nécessité et l’absence de redondance

• Organigramme pour distinguer les rôles

• Société mère = stratégie, filiale = opérationnel

• Démontrer la valeur ajoutée

Principe 4 : Prix raisonnable basé sur une méthode claire

• Méthode Cost-Plus : coût + 5–10%

• Répartition selon chiffre d’affaires, effectif, etc.

• Explication + étude comparative si >10%

Principe 5 : Mention explicite dans le dossier de prix de transfert

Selon le Décret 132/2020/NĐ-CP, les frais doivent figurer dans :

• Dossier local (Local file)

• Dossier global (Master file)

• CbCR si applicable

Conclusion :

Ces frais ne sont pas interdits, mais doivent être solidement justifiés. L’entreprise doit :

• Réviser les dossiers

• Conserver les justificatifs

• Déclarer correctement (GDLK)

• Consulter un expert fiscal si besoin

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