Dans un contexte où les projets de construction sont soumis à des exigences croissantes en matière de délais, de maîtrise des coûts et de transparence, la détermination correcte des coûts conformément aux nouvelles réglementations est devenue un facteur essentiel pour garantir à la fois la conformité juridique et l’efficacité financière. La Circulaire 01/2025/TT-BXD établit un cadre juridique plus clair, mais dans la pratique, de nombreux maîtres d’ouvrage et entrepreneurs commettent encore des erreurs lors de la phase de clôture financière (finalisation des coûts), ce qui entraîne le rejet de certaines dépenses et des retards dans l’approbation des dossiers. Cet article aide les entreprises à mieux comprendre les exigences réglementaires et à identifier les erreurs les plus fréquentes grâce à une liste de contrôle pratique.

Aperçu des Principes de Détermination des Coûts Selon la Circulaire 01/2025/TT-BXD

La Circulaire 01/2025/TT-BXD prévoit que la détermination des coûts d’investissement de construction doit respecter plusieurs principes fondamentaux :

• Être conforme au montant total de l’investissement approuvé.
• Refléter fidèlement les quantités de travaux réellement exécutées.
• Respecter les normes, les prix unitaires et les politiques réglementaires en vigueur.
• Garantir la transparence, l’exhaustivité et la possibilité de vérification.

Selon la réglementation, les coûts d’investissement de construction comprennent notamment :

• Les coûts de construction.
• Les coûts d’équipement.
• Les coûts de gestion du projet.
• Les coûts de conseil en investissement et en construction.
• Les autres coûts ainsi que les provisions pour imprévus.

Il convient de souligner que la circulaire n’exige pas seulement l’exactitude des montants, mais également l’application d’une méthode correcte et la présence de justificatifs appropriés.

Principales Modifications Ayant un Impact sur la Clôture Financière

Par rapport aux réglementations précédentes, la Circulaire 01/2025/TT-BXD introduit plusieurs changements ayant un impact direct sur le processus de clôture financière des projets.

Premièrement : Renforcement des exigences relatives à la justification des coûts

Les dépenses ne doivent pas seulement être appuyées par des pièces justificatives ; elles doivent également démontrer que la méthode utilisée pour leur détermination est appropriée et conforme aux règles applicables.

Deuxièmement : Renforcement du contrôle sur l’application des normes et des prix unitaires

L’utilisation de normes obsolètes ou non conformes aux réglementations en vigueur peut entraîner une réduction des coûts reconnus lors de la clôture.

Troisièmement : Clarification des responsabilités des parties concernées

La circulaire précise davantage les responsabilités du maître d’ouvrage et des sociétés de conseil dans l’établissement, le suivi et le contrôle des coûts.

Par conséquent, la clôture financière ne consiste plus simplement à compiler des chiffres, mais devient un processus global de vérification de l’ensemble du système de gestion des coûts du projet.

Erreurs Fréquentes Lors de la Clôture des Coûts d’Investissement de Construction

Du point de vue de l’audit et sur la base de l’expérience pratique de l’examen des dossiers de clôture, les erreurs les plus fréquentes peuvent être regroupées comme suit :

1. Erreurs Dans la Détermination des Quantités Réelles Exécutées

Il s’agit de l’erreur la plus fréquente et souvent de celle qui a l’impact le plus important sur le montant final de la clôture.

De nombreux projets présentent des quantités facturées qui ne correspondent pas :

• Aux dossiers de récolement (as-built).
• Aux procès-verbaux de réception.
• Aux travaux réellement réalisés sur le chantier.

Dans certains cas, certaines quantités sont comptabilisées deux fois ou incluent des travaux qui n’ont jamais été exécutés.

Conséquences :

• Réduction de la valeur approuvée lors de la clôture.
• Temps supplémentaire consacré aux justifications.
• Impact négatif sur la crédibilité du maître d’ouvrage.

Liste de Contrôle

• Les quantités présentées dans le dossier de clôture ont-elles été rapprochées des dossiers de récolement ?
• Existe-t-il des travaux supplémentaires hors contrat qui n’ont pas encore été approuvés ?

2. Utilisation de Normes ou de Prix Unitaires Incorrects ou Obsolètes

L’utilisation de normes anciennes ou inadaptées à la période de réalisation du projet constitue une erreur très courante.

Par ailleurs, certaines organisations :

• Élaborent leurs propres normes sans justification suffisante.
• Appliquent des coefficients d’ajustement incorrects.

Selon la Circulaire 01/2025/TT-BXD, toute norme utilisée doit :

• Reposer sur une base clairement justifiée.
• Être approuvée par l’autorité compétente.

Liste de Contrôle

• Les normes appliquées sont-elles conformes à la réglementation en vigueur au moment des travaux ?
• Existe-t-il des documents justifiant les ajustements effectués ?

3. Dépenses Supplémentaires Hors Contrat Sans Documentation Suffisante

Pendant l’exécution d’un projet, les travaux supplémentaires sont presque inévitables.

Cependant, de nombreuses dépenses supplémentaires :

• Ne sont pas approuvées à temps.
• Ne font pas l’objet d’avenants contractuels.
• Ne disposent pas de procès-verbaux ou de confirmations appropriés.

Par conséquent, lors de la clôture :

• Il n’existe pas de base juridique suffisante pour reconnaître ces dépenses.

Liste de Contrôle

• Tous les travaux supplémentaires ont-ils fait l’objet d’une approbation formelle ?
• Les avenants et documents justificatifs sont-ils complets ?

4. Erreurs de Classification des Coûts

Une mauvaise classification des coûts entre les différentes catégories (construction, équipements, conseil, gestion de projet, etc.) peut entraîner :

• Une erreur dans le montant total de l’investissement.
• Une structure des coûts incorrecte.
• Des difficultés de contrôle et d’approbation.

Certaines dépenses dites « frontières » sont particulièrement sujettes à des erreurs de classification, notamment :

• Les coûts d’installation des équipements.
• Les coûts d’essais et de mise en service.
• Les honoraires de supervision des travaux.

Liste de Contrôle

• Les coûts ont-ils été classés conformément aux réglementations applicables ?
• Certains coûts ont-ils été transférés artificiellement vers une autre catégorie afin de justifier leur reconnaissance ?

5. Incohérences Dans les Dossiers Juridiques et les Pièces Justificatives

Une erreur classique, mais encore très fréquente, concerne l’incohérence des documents.

Les problèmes les plus courants sont :

• Des chiffres différents d’un document à l’autre.
• L’absence de signatures ou de cachets officiels.
• Des dossiers de réception incomplets.

Dans un contexte où les contrôles deviennent de plus en plus stricts, ces lacunes peuvent entraîner :

• Le rejet du dossier de clôture.
• Des retards importants dans le processus d’approbation.

Liste de Contrôle

• Les données sont-elles cohérentes dans tous les documents ?
• Toutes les signatures et validations requises sont-elles présentes ?

Point de Vue de l’Auditeur : Pourquoi Ces Erreurs Se Répètent-Elles ?

Bien que les réglementations soient de plus en plus précises, ces erreurs continuent d’apparaître pour trois raisons principales :

Premièrement

De nombreuses entreprises considèrent encore la clôture financière comme une simple formalisation documentaire, au lieu d’un processus de contrôle continu des coûts dès le début du projet.

Deuxièmement

Le manque de coordination entre les services techniques, comptables et juridiques entraîne souvent des incohérences dans les données.

Troisièmement

Certaines entreprises ne mettent pas à jour suffisamment rapidement leurs connaissances des nouvelles réglementations, notamment celles introduites par la Circulaire 01/2025/TT-BXD.

La Bonne Approche : Contrôler les Coûts Dès le Début du Projet

Afin de réduire les risques lors de la clôture financière, les entreprises devraient adopter une approche plus proactive.

Tout d’abord

Mettre en place un système global de gestion des coûts couvrant l’ensemble du cycle de vie du projet, depuis sa préparation jusqu’à son achèvement.

Ensuite

Normaliser les documents dès le début et veiller à ce que chaque dépense soit appuyée par une base juridique suffisante.

Enfin

Effectuer des contrôles périodiques tout au long du projet au lieu d’attendre la phase finale de clôture.

Un contrôle précoce permet non seulement de réduire le risque de rejet de certaines dépenses, mais également d’accélérer considérablement le processus d’approbation.

Conclusion

La Circulaire 01/2025/TT-BXD établit un niveau d’exigence plus élevé en matière de gestion des coûts d’investissement de construction.

Dans ce nouveau cadre, la clôture financière ne consiste plus simplement à totaliser des chiffres ; elle devient une vérification approfondie de la légalité, de la pertinence et de la transparence du projet.

Un bon dossier de clôture ne se construit pas à la fin du projet. Il est le résultat d’un contrôle rigoureux et permanent mis en œuvre dès les premières étapes.

Plus une entreprise se prépare tôt et met en place des mécanismes de contrôle efficaces, plus les risques seront faibles — et inversement.

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